La réponse en bref

Le bulletin de paiement d’une QR-facture ne remplace pas les mentions fiscales du corps de la facture. Les informations Swico S1 peuvent faciliter le traitement, sans constituer à elles seules une preuve fiscale complète. Le délai ordinaire de conservation est de 10 ans ; certaines pièces TVA liées aux immeubles doivent être conservées 20 ans, et une procédure non prescrite peut prolonger la conservation. Définissez avec votre fiduciaire les pièces, le point de départ du délai et les contrôles d’intégrité et de lisibilité.

La QR-facture n’est pas la facture

Une facture suisse conforme se compose de deux parties distinctes sur la même feuille : le document commercial, au-dessus de la perforation, qui porte toutes les mentions légales, et la QR-facture, dans la bande inférieure, qui permet de payer. La norme SIX règle la seconde ; la loi sur la TVA règle la première.

Cette distinction évite deux erreurs : croire que la section paiement suffit comme pièce comptable, et croire que les données du Swiss QR Code doivent reproduire toute la facture. Le code transporte ce qu’il faut pour payer et, en option, quelques données de comptabilisation ; le reste appartient au document.

Les mentions exigées pour la TVA

L’article 26 de la loi sur la TVA énumère ce qu’une facture doit contenir pour que le destinataire assujetti puisse déduire l’impôt préalable.

Mention Contenu Où elle figure
Fournisseur Nom et localité tels qu’ils apparaissent dans les transactions commerciales, et numéro d’assujetti (numéro UID avec l’extension TVA) En-tête de la facture ; le nom et l’adresse structurée sont aussi dans le code, l’UID dans S1 sans extension
Destinataire Nom et localité tels qu’ils apparaissent dans les transactions commerciales Adresse de facturation ; adresse structurée du débiteur dans le code
Date ou période Date ou période de la livraison ou de la prestation, si elle diffère de la date de facture Corps de la facture ; balise /31/ de S1
Prestation Genre, objet et volume de la livraison ou de la prestation Lignes de la facture uniquement
Contre-prestation Montant Total de la facture ; montant du code
Impôt Taux applicable et montant d’impôt dû ; si la contre-prestation inclut l’impôt, l’indication du taux suffit Récapitulatif TVA ; balise /32/ de S1

Les taux en vigueur depuis le 1er janvier 2024 sont 8.1 % (taux normal), 2.6 % (taux réduit) et 3.8 % (taux spécial pour l’hébergement). Les informations de facture Swico S1 doivent reproduire exactement la ventilation de la facture, comme expliqué dans le guide Swico S1.

Ce que la QR-facture apporte à la conformité

  • Traçabilité : chaque facture porte une référence unique qui suit le paiement jusqu’au camt.054. Le lien facture-encaissement, que les réviseurs contrôlent, est établi automatiquement.
  • Données de comptabilisation : avec S1, le client comptabilise votre facture avec les bonnes dates et les bons taux, ce qui réduit les litiges de TVA préalable.
  • Numérotation : la référence QR ou la Creditor Reference n’est pas le numéro de facture au sens comptable, mais elle en dérive souvent ; gardez une numérotation de factures continue et une table de correspondance si les deux diffèrent.

Conserver les factures et les pièces

Durées

Documents Durée Base
Livres, pièces comptables, correspondance commerciale, y compris factures émises et reçues 10 ans après la fin de l’exercice Code des obligations, art. 958f ; LTVA, art. 70
Documents liés à des biens immobiliers (déduction de l’impôt préalable sur immeubles) 20 ans après la fin de la période fiscale LTVA, art. 70 al. 3
Pièces bancaires (camt.053, camt.054, avis) Comme les pièces comptables : 10 ans Code des obligations, art. 958f

Forme

L’ordonnance sur la tenue et la conservation des livres de comptes admet la conservation électronique à conditions : les documents doivent rester lisibles pendant toute la durée, leur intégrité doit être garantie (supports non modifiables, ou procédés qui prouvent l’absence de modification, horodatage, journalisation), et le procédé doit être documenté. Pour les factures émises en PDF, l’archivage du fichier envoyé, avec son journal d’envoi, dans un système qui respecte ces conditions, est la pratique courante.

Ce que les logiciels doivent faire

  • Numérotation traçable des factures ; expliquer les annulations et ne pas réutiliser un numéro attribué.
  • Conservation du PDF émis, identique à celui envoyé au client, et non regénéré à la demande.
  • Conservation des fichiers camt.054 importés et du journal de lettrage.
  • Export ou accès garanti pendant 10 ans, y compris en cas de changement de logiciel : exigez une clause de restitution des données.

En pratique : la checklist

  1. Les mentions de l’article 26 LTVA figurent toutes dans le modèle de facture, au-dessus de la QR-facture.
  2. Le numéro UID est correct sur la facture et dans la balise /30/ de S1.
  3. Les taux et montants de TVA de la facture et de S1 concordent.
  4. Les PDF émis, les camt.054 et les journaux de lettrage sont archivés de manière intègre et lisible pendant 10 ans (selon le délai applicable à chaque type de pièce).
  5. La procédure d’archivage est documentée et validée par la fiduciaire.

Les durées de conservation dépendent des pièces et du cadre applicable. Le cadre général est de dix ans, avec notamment vingt ans pour les documents TVA liés aux immeubles ; une prescription non échue peut prolonger la conservation. Validez périmètre, procédure et durée avec votre fiduciaire.

Sources et références