La réponse en bref
Quand choisir le PDF
Le PDF convient aux clients professionnels qui traitent leurs factures par e-mail ou dans un portail fournisseur. Convenez de l’adresse de réception, du format attendu et du responsable des rejets avant le premier envoi. Si le destinataire exige une facture papier, appliquez le parcours d’impression. Un PDF joint à un e-mail ne constitue pas automatiquement une facture eBill.
Préparer le bon document
Le corps commercial de la facture contient les prestations, les mentions applicables, la date et les conditions de paiement. La section paiement avec récépissé complète ce document. Exportez depuis le logiciel de facturation, avec les polices incorporées et le code en qualité vectorielle. Évitez les captures d’écran, les conversions en image et les recompressions par une messagerie.
| Élément | Contrôle avant l’envoi |
|---|---|
| Format | Section paiement et récépissé de 210 × 105 mm, sans réduction lors de l’export |
| Swiss QR Code | 46 × 46 mm, marge blanche de 5 mm, noir sur blanc |
| Données visibles | Compte, bénéficiaire, monnaie, montant et référence cohérents avec le code |
| Séparations | Lignes et indication de découpe dans la variante PDF |
| Lisibilité | Texte sélectionnable si possible, polices stables, contraste conservé |
Tester le PDF et les données séparément
Ouvrez le fichier final, pas uniquement l’aperçu du logiciel. Vérifiez l’affichage à 100 %, puis imprimez une page à taille réelle et mesurez le code. Décodez ensuite le Swiss QR Code et contrôlez le contenu avec les outils de SIX. Le portail accepte les formats de données et d’images indiqués dans son guide ; il ne constitue pas une certification automatique de la mise en page complète du PDF.
Organiser un envoi en nombre
Préparez une correspondance univoque entre numéro de facture, fichier, destinataire et référence de paiement. Contrôlez un échantillon comprenant une adresse longue, plusieurs pages et les monnaies utilisées. Chaque fichier doit appartenir au bon client ; un contrôle de scan ne détecte pas une pièce jointe adressée à la mauvaise société.
Conservez un journal d’envoi : identifiant de facture, date, canal, destinataire et résultat. Traitez les adresses rejetées dans une file d’exception. Une nouvelle tentative d’envoi ne doit pas créer une deuxième facture ou modifier sa référence.
Exemple : une PME en mode mixte
Une PME transmet la majorité de ses factures par e-mail et garde un envoi postal pour certains clients. Elle conserve une seule donnée de facture et deux profils de sortie : PDF avec lignes de découpe, papier sur support perforé. Un indicateur d’envoi évite que la même facture soit expédiée automatiquement sur les deux canaux.